Gsviec xin giới thiệu đến các bạn về 6 giai đoạn quản lý chiến lược IT. Đây là bài viết được lấy từ anh Đỗ Ngọc Minh; hi vọng giúp cộng đồng IT thêm nhiều kiến thức bổ ích. Sau đây là bài viết.
Để hoạch định một chiến lược CNTT đòi hỏi rất nhiều nguồn lực. Trong một cuộc khảo sát bao gồm hơn 80 tổ chức thực hiện việc hoạch định chiến lược CNTT, không hài lòng với phương pháp luận của họ; rằng việc lập kế hoạch đòi hỏi quá nhiều nguồn lực, cam kết của ban lãnh đạo cao nhất là không dễ dàng thu được; và cuối cùng chỉ có 24% các dự án được đề xuất trong một kế hoạch đã được thực hiện.
*** Đọc thêm: IT manager là gì?
Chúng tôi đã vật lộn với những vấn đề này nhiều lần vì chúng tôi đã cố gắng giúp các tổ chức áp dụng một loạt các đề xuất. Trong nhiều năm, chúng tôi đã sắp xếp các vấn đề khác nhau phát sinh trong việc lập kế hoạch chiến lược CNTT thành một khuôn khổ có cấu trúc. Trong bài này, chúng tôi sẽ trình bày một phương pháp lập kế hoạch chiến lược CNTT toàn diện đã được thực nghiệm và giúp đỡ cho nhiều tổ chức CNTT.
6 giai đoạn chiến lược quản lý IT
Thiết lập chiến lược công nghệ thông tin
Giai đoạn này chính là giai đoạn xác định các yêu cầu của doanh nghiệp về các hoạt động, ứng dụng CNTT. Giai đoạn này đòi hỏi CIO – IT director và đội ngũ IT phân loại các yêu cầu đó cho các công việc thuộc về IT.
Bước 1: Xác định chiến lược của doanh nghiệp.
Trong các bài viết của anh về chiến lược thì chiến lược bao gồm 3 cấp độ: cấp công ty, cấp đơn vị kinh doanh và cấp chức năng.
Chiến lược CNTT chính là ở cấp độ chức năng, nên việc lập chiến lược CNTT phải hiểu được chiến lược của cấp Công ty là gì. Anh ví dụ cụ thể: doanh nghiệp đòi hỏi chuyển đổi số với lộ trình 3 năm; trong đó năm đầu tiên phải xây dựng số hóa doanh nghiệp, ứng dụng CNTT hỗ trợ cho việc kinh doanh, sản xuất và quản lý kế toán tài chính, nhân sự … (hệ thống ERP).
Bước 2: Xác định được yêu cầu chiến lược SBU – Strategic Business Unit
Tất nhiên khi xác định được chiến lược cấp độ doanh nghiệp ở bước 1, thì bước 2 phải xác định được yêu cầu chiến lược cấp độ 2 là SBU. Anh ví dụ cụ thể: doanh nghiệp sản xuất sơn, đồng thời cũng có một công ty con sản xuất hạt nhựa; khi đó chiến lược của doanh nghiệp như bước 1 chỉ là cấp độ của doanh nghiệp; trong khi đó nhiệm vụ của CIO lúc này là phải tìm hiểu cả yêu cầu của công ty con làm về hạt nhựa, sự liên kết của công ty con này đối với công ty mẹ thế nào?
Bước 3: Xác định các yêu cầu của từng bộ phận chức năng.
CNTT chính là mạch máu của doanh nghiệp, nên việc kết nối giữa các bộ phận chức năng thông suốt là nhờ vào hệ thống của CNTT, do vậy nhiệm vụ của CNTT cũng phải nắm được chiến lược/ kế hoạch những yêu cầu của các bộ phận chức năng, nhằm thiết kế ứng dụng đáp ứng nhu cầu của họ, các tác vụ, các báo cáo …à dữ liệu của các bộ phận Anh ví dụ: để xây dựng phần mềm ERP để quản trị tập trung, phòng CNTT làm việc với các phòng ban khác để thu thập những yêu cầu, tác vụ, quy trình của họ – (họ làm điều đó như thế nào?), chuẩn hóa nó – có nghĩa là đơn giản hóa nếu cần thiết.Việc kết nối và sử dụng tài nguyên của các bộ phận với nhau thế nào?
Bước 4: Xác định chiến lược CNTT
Sau khi thực hiện việc nắm yêu cầu của tất cả, bây giờ nhiệm vụ của CNTT là lên chiến lược CNTT để đáp ứng được những yêu cầu trên.
Anh vẫn giữ quan điểm để lập 1 chiến lược CNTT nó phức tạp hơn là của doanh nghiệp; tại sao anh nó như vậy, bởi lẽ doanh nghiệp là bức tranh tổng thể, còn CNTT phải hiểu tổng thể nhưng lại phải làm tất cả các “ngóc ngách” để giải quyết vấn đề của doanh nghiệp – thật đau lòng là ít CEO nào hiểu vấn đề, thậm chí doanh nghiệp sẽ cắt giảm CNTT đầu tiên nếu trong tình trạng khó khăn. Anh ví dụ cụ thể: sau khi xác định được các yêu cầu, CIO phải họp bộ sậu để đưa ra nhiệm vụ cho từng nhóm để thực hiện, tất nhiên CIO phải đưa ra chiến lược của bộ phận CNTT; anh có thể kể ra một số nhiệm vụ sau:
- Thiết lập hệ thống mạng sao cho đáp ứng nhu cầu.
- Thiết lập hệ thống bảo mật dữ liệu, làm việc từ xa.
- Hệ thống helpdesk.
- Lên kế hoạch xây dựng ERP.
- Lập ngân sách.
- Vấn đề out source – chọn lựa nhà cung cấp.
- Đào tạo – vận hành.
- …
Công việc của clo rất nặng nề, nên cũng không lạ khi CIO giỏi cũng sẽ trở thành CEO giỏi.
Giai đoạn 2: Phân tích các yếu tố bên ngoài
Cũng như việc quản trị chiến lược bao gồm yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Lập một chiến lược CNTT cũng theo cách như vậy. Ở giai đoạn 1 đã giải quyết các yếu tố bên trong doanh nghiệp, nên đến giai đoạn 2 là giải quyết các yếu tố bên ngoài.
Bước 5: Các sản phẩm CNTT
Ở bước này phòng CNTT sẽ đưa ra danh sách các sản phẩm CNTT đáp ứng cho chiến lược, bao gồm sản phẩm phần cứng, phần mềm, dịch vụ .v.v…
Anh ví dụ: để đáp ứng được nhu cầu hệ thống thì dùng server và bộ lưu trữ IBM; các laptop dùng của Dell, hệ thống chống virus toàn bộ của Norton Antivirus, phần mềm ERP – SAP Hana … tất nhiên đây là ví dụ thôi, còn thực tế có những phần nhóm sản phẩm được đưa ra vài options để lựa chọn.
Bước 6: Lựa chọn công nghệ
Tại sao có bước này, bởi vì các ngành kinh doanh có những đặc thù riêng, nên việc đòi hỏi áp dụng CNTT phù hợp rất quan trọng. Anh ví dụ: hệ thống ERP có rất nhiều thương hiệu trên thị trường, cũng thượng vàng hạ cám và gần như cái nào cũng cam kết đủ thứ, nhưng việc lựa chọn công nghệ cho phù hợp với doanh nghiệp đòi hỏi CIO phải có kiến thức rất tốt về ngành kinh doanh lẫn những yếu tố kỹ thuật của các sản phẩm CNTT; nó đòi hỏi tầm nhìn nữa – hệ thống này dùng bao lâu, việc tích hợp trong tương lai có dễ dàng không?
Bước 7: Tìm hiểu hệ thống CNTT của các đối thủ
Chính việc tìm hiểu hệ thống CNTT của đối thù sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho chính doanh nghiệp của mình. Phần lựa chọn công nghệ cũng kết hợp với yếu tố này. Anh ví dụ: trong các công ty sơn có phần mềm phối màu, nhưng yêu cầu và sử dụng phần mềm rất khác nhau; CIO tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh đang dùng phần mềm nào, tính năng ra sao, có những tính năng mà công ty có thể cải tiến làm tốt hơn đối thủ.
Còn nữa…
