Sau khi giới thiệu cho mọi người về vai trò của IT manager ở phần bài trước thì phần 2 này anh Đỗ Ngọc Minh sẽ giới thiệu cho mọi người về Chiến lược của phòng IT. Như các bạn đã biết thì mỗi phòng ban sẽ có một kế hoạch, chiến lược riêng lẻ và phụ thuộc vào chiến lược tổng của Công ty. Vậy, chiến lược của phòng IT sẽ thế nào? IT manager sẽ thực hiện chiến lược đó ra làm sao?
1.3 Giá trị chiến lược của phòng IT
Trong thời đại thông tin bùng nổ hiện nay vai trò của IT không còn là một vai trò “bí hiểm” như một hòn đảo cô lập thời MIS (Management Information System). Sẽ không còn những thông tin được đổ về chờ IT xử lý sau đó mới được gởi đến người sử dụng; các báo cáo trở nên đơn giản hơn. Thông tin đóng vai trò chia sẻ hơn là những hộp đóng kín khó hiểu.
Bộ phận IT tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp một cách trực tiếp hơn, không đơn thuần là bộ phận phục vụ và tiêu tiền nữa. Việc này sẽ được đánh giá bằng hiệu quả của phòng IT mang lại, thậm chí là giá trị cạnh tranh so với các công ty đối thủ. Nâng tầm phòng IT cũng là nâng tầm của doanh nghiệp.
Phát triển ứng dụng và điều hành hệ thống: đây là 2 chức năng cơ bản của phòng IT.
– Phát triển ứng dụng:
Đây là việc làm dễ được nhìn nhận và đánh giá kết quả của phòng IT; các ứng dụng mang lại hiệu quả trong công việc của toàn bộ công ty; đem đến sự thuận tiện cho người sử dụng cũng như nâng cao chất lượng công việc.
– Điều hành hệ thống:
Vận hành một hệ thống sao cho các ứng dụng được làm việc một cách hiệu quả, nhanh chóng, đáp ứng được các đòi hỏi, mở rộng. Đòi hỏi cả tính bảo mật, tính hiệu năng và cả chi phí đầu tư, sự đồng bộ …Vì vậy tạo một hạ tầng CNTT tốt chính là nền tảng để các ứng dụng chạy tốt.
Mục tiêu của phòng IT:
Bất kể quy mô của công ty thì ngay chính bộ phận IT phải có mục tiêu rõ ràng. Một số công ty hoặc chủ họ không hề hiểu rõ vấn đề này nên có thể họ cũng không đưa ra một mục tiêu gì rõ rệt cho phòng IT. Đừng vội mừng vì khi ấy bộ phận của bạn có thể được đánh giá chẳng đặng thì đừng vì họ có một mớ máy tính để làm việc và bạn phải làm những thứ đó. Trong đánh giá kiểu như vậy rõ ràng vai trò của bạn sẽ kém đi rất nhiều.
Đối với vai trò một IT manager bạn cần phải ngồi lại để xem những kỳ vọng của ông chủ, của CEO và khả năng đáp ứng cũng như ngân sách cho phòng của bạn đến đâu? Và bạn sẽ phải đóng vai trò người tư vấn để làm rõ những thứ tù mù về bộ phận của bạn mà họ không hề hiểu.
Cuối cùng bạn phải có 1 kế hoạch hành động cụ thể cho các mục tiêu. Chỉ có như vậy vai trò của bạn mới được đánh giá khác đi so với cách nhìn ban đầu khi mà chẳng rõ ràng 1 mục tiêu gì cả và trăm dâu đổ đầu tằm.
Các mục tiêu không nhất thiết là 1 bài toán quá lớn và đòi hỏi ngốn ngân sách quá nhiều mà không cần thiết. Việc của bạn là phải đưa ra các chọn lựa, các mốc thời gian cho các mục tiêu và liệu cơm gắp mắm.
Dựa vào kỳ vọng của chủ và CEO bạnsẽ ước lượng được mục tiêu như thế nào? Làm cách nào để đạt được và đầu tư như thế nào
1.4 Phát triển chiến lược CNTT
Để thực hiện công việc mục tiêu dài hạn, ngắn hạn bạn phải đề ra chiến lược cho phát cho bộ phận IT.
Thường nhân viên của bạn chỉ có thể nhìn thấy và làm công việc hàng ngày, hoàn thành chúng và báo cáo kết quả. Hay có thể là một công việc được giao ngắn hạn được truyền đạt một cách rõ ràng. Nhưng không thể đòi hỏi họ phải có một kế hoạch tổng thể nhìn thấy một cách dài hơi hơn rằng liệu trong vài năm đến cần có sự thay đổi nào, cần cải tiến gì cho hệ thống cũng như công việc phục vụ cho doanh nghiệp, liệu là phần mềm cần nâng cấp gì không? Đâu có thể là công nghệ tiếp theo …
Đối với cấp trên của bạn cũng phải cho họ thấy một cách tổng quát con đường của bộ phận của bạn, để họ có thể hiểu, có thể đầu tư và tương tác với bạn về những kỳ vọng, những mục tiêu tiếp theo. Vì vậy bạn cần phải lập chiến lược về IT
Để thiết lập chiến lược CNTT bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
- Thành viên trong nhóm của bạn (thành viên trong bộ phận, các cá nhân khác trong dự án, cộng tác ….) bao gồm những ai, họ làm những việc gì.
- Tại sao và như thế nào CNTT quan trọng đối với công ty của bạn
- Ngân sách cho bạn bao nhiêu. Nguồn lực khác bạn đang có là gì.
- Ai là khách hàng của bạn (toàn bộ công ty cũng được xem là khách hàng nội bộ).
- Điều gì khách hàng cần?
- Bạn phải làm gì để thỏa mãn điều khách hàng cần.
Những câu hỏi có vẻ đơn giản đúng không nào, nhưng không hề đơn giản như bạn tưởng đâu. Đôi khi khách hàng họ cũng chẳng biết, chẳng hiểu họ cần gì ngay cả nhu cầu bản thân họ chứ chưa nói nhu cầu về CNTT; nên bạn phải vừa giúp họ đặt câu hỏi, gợi ý và rà soát các nhu cầu đó, rồi tự bạn sẽ lên kế hoạch thực hiện chúng, thậm chí chứng sẽ phải chỉnh sửa cho phù hợp trong tương lai chứ không hoàn toàn là cái cần ngay từ đầu.
Một việc nữa là đối với những thứ không rõ ràng thì bạn cần đưa ra thêm những tình huống giả định, việc này giúp bạn không bị động khi có sự thay đổi
Nói về team của bạn:
Không đơn giản là bạn có 1 danh sách các tên rồi số điện thoại liên lạc các thành viên mà bạn phải có 1 hồ sơ về tất cả các thành viên. Việc này đòi hỏi bạn phải tạo kết hợp với bản mô tả công việc.
Hồ sơ này cho bạn nhiều thông tin hữu ích về các thành viên trong nhóm, nó bao gồm cả những kỹ năng, những đánh giá về mức độ , mức lương, vị trí ( có file đính kèm về hồ sơ năng lực nhân viên phòng IT).
Giống như bạn là huấn luyện viên 1 đội bóng bạn có tất cả các cầu thủ trong tay, bạn hiểu rõ từng người, từng vị trí, từng kỹ năng và rồi bạn sẽ sắp xếp làm sao cho hiệu quả nhất. Chính bạn cũng tạo ra sơ đồ tổ chức có một vài vị trí bạn phải để trống, dự phòng sự phát triển thăng chức cho các nhân viên của bạn.
Nói về CNTT giúp gì cho công ty/ tổ chức:
Ở mỗi công ty, mỗi lĩnh vực hoạt động đòi hỏi về ứng dụng CNTT khác nhau. Do vậy bạn phải hiểu rõ trong lĩnh vực hoạt động của công ty mình thì ứng dụng nào quan trọng, đâu làm cho công việc kinh doanh trở nên thuận tiện hơn. Với qui mô của công ty thì phạm vi ứng dụng CNTT nên ở mức độ nào là hợp lý.
Nói về khách hàng của bộ phận CNTT:
Bất kể khách hàng của bạn là ai, có thể là những người dùng, những bộ phận khác trong công ty cũng đều xem đó là những đối tượng khách hàng của mình. Dĩ nhiên để hiểu họ cần gì, nhu cầu của họ thế nào bạn phải giành thời gian để đến tận nơi xem họ làm, đặt ra những câu hỏi cho họ, xem họ làm việc đó hàng ngày thế nào, có những vấn đề gì xảy ra không? Đâu là việc họ mong muốn cải thiện, điều gì làm họ cảm thấy khó khăn …
Chính những quan sát, đặt câu hỏi, thảo luận … sẽ giúp bạn tìm ra nhu cầu của khách hàng.
Xác lập dấu ấn của bộ phận CNTT đối với công ty:
Bạn đôi khi phải chia sẻ thông tin mà phòng CNTT đang đảm nhiệm để cho các bộ phận khác hiểu tính chất, công việc của phòng mình. Giúp họ có thể hiểu hơn cũng là cách giúp họ tham gia và hợp tác vì lợi ích chung, lợi ích cho chính bản thân họ.
Xa hơn là các chính sách người dùng sẽ được đưa ra giúp mọi việc trở nên trật tự, mọi người hiểu rõ việc mình làm. Giúp bạn quản lý thông tin chính xác, hợp lý.
Lưu ý: Các phần trên sẽ được nhắc lại và mở rộng khi chúng ta đi đến các phần sau của tài liệu, về quản lý dự án CNTT, phần xây dựng chính sách, qui trình …
Đỗ Ngọc Minh
Ảnh: sưu tầm
