Sau khi giới thiệu về IT Manager là ai, làm gì và chiến lược của phòng IT do quản lý lên kế hoạch sẽ ra làm sao thì phần này sẽ giới thiệu về việc bắt đầu vị trí công việc mới.
1.5 Bắt đầu đảm nhận công việc IT manager
Đảm nhận công việc mới là một việc có chút lo lắng. Khi bạn vào một công ty mới bạn phải giành nhiều thời gian để tìm hiểu mọi thứ từ công việc thực tại, các phòng ban, các nhân viên và văn hóa của công ty. Kể cả những “qui luật” ngầm mà bạn cũng phải chú ý, điều này giúp bạn hòa nhập vào môi trường mới tốt hơn, tồn tại và phát triển luôn là điều quan trọng đúng không nào.
Đối với sự thăng tiến lên vai trò IT manager nơi bạn có thời gian làm việc ở vị trí thấp hơn sẽ có một số thuận lợi về môi trường, về văn hóa công ty … Cái bạn phải đối diện là mối quan hệ, tính chất công việc, nhiệm vụ, quyền hạn thay đổi bạn phải thích nghi với vai trò mới này. Như phần trước một số điều cẩn thận sẽ không thừa khi bạn sẽ gặp một số công kích, một số chống đối từ đồng nghiệp, từ chính team của bạn (phải sẳn sàng cho những việc này).
Ngày đầu tiên:
Cho phép mình đi một vòng (đừng quá căng thẳng dù cho có thì hãy giữ nó trong lòng); chào hỏi và thiết lập sơ bộ cho mọi người biết về sự hiện diện của bạn, đồng thời có thái độ cầu thị, cởi mở để tìm hiểu sơ bộ môi trường mới. Sau đó bạn giành ít thời gian cho việc ghi chép lại một số nhận định, quan sát của bạn vào sổ tay cá nhân.
Gặp gỡ nhân viên:
Đây là một việc làm không kém phần thú vị. Đôi khi bạn sẽ được cảnh báo trước lúc tham gia phỏng vấn thành công về nội tình phòng IT, một số cá nhân cần lưu ý. Đôi khi bạn sẽ chẳng có một cảnh báo nào tệ hơn là một số thông tin bị che dấu hay không chính xác. Do vậy đây là những con người sẽ cùng bạn thực hiện công việc hàng ngày phải đảm bảo rằng chúng ta tôn trọng nhau cùng hướng đến mục tiêu chung.
Bạn chia sẻ với họ về bản thân mình, những kỳ vọng và đòi hỏi.
Bạn phỏng vấn họ về những công việc hiện tại, họ kỳ vọng gì ở công việc, có những vấn đề khuất mắt không? Kỳ vọng gì ở bạn và đâu là mục tiêu cho nghề nghiệp của họ. Điều gì làm họ quan tâm nhiều nhất khi thực hiện 1 công việc …
Ở những môi trường khác nhau thì mức độ sự chia sẻ khác nhau, ngay tại Việt Nam mọi người khá dè dặt và có xu hướng phòng thủ nên chẳng dễ dàng gì cởi bỏ nó, cũng đừng quá nóng vội chúng ta sẽ có thời gian tìm hiểu khi làm việc với họ.
Điều quan trọng là chia sẻ quan điểm, cách thức làm việc, tôn trọng lẫn nhau.
Một số câu “phá băng”:
– Giới thiệu về bản thân những công việc trước đây bạn đã làm.
– Giới thiệu về những dự án mà bạn đã kinh qua, điểm nhấn, kết quả đạt được.
– Nói về công ty, lý do bạn kỳ vọng khi bắt tay vào công việc ở đây.
– Đề cập đến một khía cạnh một dự án hay 1 cải tiến nào đó mà bạn kỳ vọng khi làm ở đây.
– Chia sẻ về nghề nghiệp sự phát triển cho các thành viên.
– Kể một số kinh nghiệm hay mẫu chuyện vui trong khi làm việc mà bạn trải qua.
Một số điều không nên:
– Không nên khoe khoan quá nhiều chiến tích của bạn, hãy cô đọng lại để họ biết bạn là ai.
– Không nên có thái độ hù dọa làm họ sợ hãi, hãy dừng lại ở chuyện chúng ta tôn trọng lẫn nhau.
– Đừng hứa những điều mà chính bạn không chắc chắn. Ví dụ bạn nói là sẽ có thể đưa mọi người đến những khóa đào tạo, sau đó bạn lại biết là không hề có ngân sách cho chuyện này. Thay vào đó bạn có thể nhấn mạnh đến khía cạnh đào tạo nội bộ.
– Không nên công kích hay đưa ra những nhận định tiêu cực về 1 tổ chức hay một cá nhân (tại thời điểm này không thích hợp).
Một số câu hỏi trong cuộc gặp các nhân viên:
– Bạn làm công việc này bao lâu rồi?
– Công việc trước đây của bạn là gì?
– Điều gì trong công việc bạn thích nhất / không thích?
– Những dự án nào bạn đang thực hiện và đã tham gia?
– Bạn cảm thấy phòng IT có điều gì tốt, điều gì chưa tốt?
– Công việc hiện tại bạn làm là gì? Có đảm nhận các công việc khác không?
– Bạn có muốn hỏi hay nói với tôi điều gì không?
– Mối quan tâm của bạn là gì?
– Bạn thấy mình cần phải khắc phục điều gì không?
– Bạn có ý tưởng gì trong công việc không? Việc gì cải tiến
– Bạn có lời khuyên nào giành cho tôi không?
Luôn chia sẻ thẳng thắn những vấn đề trên tinh thần xây dựng, cầu thị tôn trọng lẫn nhau. Một số điều khó nói trong nhóm có thể gặp riêng từng cá nhân để họ có thể thoải mái trình bày.
Cửa phòng bạn luôn mở để tiếp nhận những ý kiến của nhân viên.
Một số lưu ý quan trọng:
– Bạn nên biết rằng sẽ có những người kỳ vọng, mong muốn ngồi vào vị trí của bạn; và họ vì lý do nào đó không đạt được đều đó và thấy bạn xuất hiện ở đây; Đây là một vấn đề tâm lý khá khó chịu, cũng chẳng dễ dàng gì để họ chấp nhận việc này -> biết chuyện này bạn không nên đề cập hay nói gì liên quan đến sự việc. Lại càng không nên nói đến những mối quan hệ nào đó của bạn với cấp trên chẳn hạn. Việc bạn cần làm là đối xử bình đẳng.
– Đôi khi bạn nên có 1 nhiệm vụ, 1 vị trí nào đó đặc biệt để đối tượng trên hợp tác, bạn xem họ như cánh tay phải của mình, giúp họ hoàn thành “nhiệm vụ mới” với 1 vị thế mà họ xứng đáng hơn.
– Trong tình huống xấu nhất họ có thể là những người chống đối bạn và bạn sẽ phải hành động cho họ thấy rằng: việc chống đối làm họ mất thời gian và chểnh mảng công việc, chính họ bỏ lỡ cơ hội chính bản thân họ để được cất nhắc, để được thăng tiến, và thậm chí bỏ lỡ cả cơ hội phát triển nghề nghiệp.
– Sau khi những cách làm và tạo điều kiện thất bại, bạn có thể trò chuyện thẳng thắn với họ với tư cách những người “đàn ông” và họ có thể ra đi để tìm thấy cơ hội mới hơn là việc ức chế ở đây.
Thiết lập mối quan hệ giữa cấp trên và đồng cấp:
Đối với cấp trên cần nắm 2 yếu tố chính:
– Biết điều gì sếp của bạn mong đợi.
– Khẳng định niềm tin là sự mong đợi đó sẽ được đáp ứng.
Ngoài ra chú ý đến những khía cạnh từ những câu hỏi sau:
– Sếp của bạn thích liên lạc theo cách nào? Email, liên lạc trực tiếp hay điện thoại.
– Đâu là ưu tiên hàng đầu của sếp: công nghệ, dự án, ứng dụng …
– Sếp bạn thích báo cáo theo dạng chi tiết hay đưa ra thông tin chính yếu theo định kỳ.
– Thích cách đề cập thẳng vấn đề hay một chút thông tin bên ngoài khác.
– Sếp bạn đánh giá điều gì quan trọng nhất trong vai trò của bạn.
– Thích hướng đến nội dung hay hình thức
– Chú trọng đến tiến trình hay chỉ là kết quả.
– Sếp có thường xuyên trực tiếp làm việc với nhân viên, quan tâm đến tinh thần của bộ phận?
– Sếp của bạn muốn tập trung xây dựng thế mạnh địa vị của mình, của bộ phận hay chỉ tập trung tốt nhất cho công việc.
– Các quyết định của sếp dựa trên dữ liệu thô, hay từ cuộc hợp công khai, hay từ một số cá nhân tin cậy của sếp.
– Sếp có phải là người giải quyết những xung đột tìm sự đồng thuận.
– Tập trung vào chiến lược hay các hoạt động.
– Sếp thường đưa ra quyết định nhanh chóng hay cần có thời gian
– Đối với 1 dự ánsếp muốn làm theo cách của mình hay giao cho đội ngũ nhân viên và chỉ cần biết kết quả.
– ….
Đối với đồng cấp bạn:
Cần nhiều thời gian để lắng nghe. Bạn có thể thu thập những thông tin từ những người này để hiểu thêm về bộ phận của bạn, hiểu thêm về công việc, hiểu thêm về sự kỳ vọng của họ .Tất nhiên bạn không cần phải bị chi phối bởi quá nhiều thông tin, thậm chí là trái chiều. Việc lắng nghe có chọn lọc là cần thiết.
Sự hợp tác là điều bạn cần thể hiện để họ biết rằng chúng ta hợp tác tốt thì cả 2 đều đạt được mục tiêu của mình.
Đối với nhân viên bộ phận khác, các người dùng sản phẩm dịch vụ của bộ phận IT
Đối với một môi trường hoàn toàn mới bạn lại càng phải tập trung tìm hiểu môi trường xung quanh; văn hóa của công ty, các ứng dụng như thế nào, các phàn nàn hay ý kiến gì xung quanh việc người sử dụng làm việc với các ứng dụng này.
Một số câu hỏi ở đây là:
– Công ty có bao nhiêu địa điểm
– Số lượng người ở những địa điểm này thế nào
– Hạ tầng ở những điểm này thế nào (số lượng máy tính, các trang thiết bị, hệ thống mạng ….)
– Các ứng dụng chính là gì
– Có người hỗ trợ về IT ở đó không, các vấn đề sự cố có đáp ứng 24/7 , nếu không thì sự cố được giải quyết như thế nào
– IT phân tán hay tập trung
– Cấu trúc hạ tầng mạng liên kết giữa các vùng địa lý thế nào
– Đâu là các nhà cung cấp chính và hỗ trợ trong các vấn đề liên quan CNTT.
– Các tài liệu liên quan đến chính sách, thủ tục và các dự án IT hiện tại
– Các chuẩn về công nghệ, tính tương thích, dữ liệu, phần mềm …
Các cuộc họp:
Bộ phận IT luôn có nhiều cuộc họp giữa nội bộ trong phòng IT cũng như cuộc họp với tất cả các người dùng, bộ phận khác. Nên việc điều hành tổ chức các cuộc họp hiệu quả là điều bạn phải tính đến.
Chìa khóa ở đây là bạn phải cân nhắc rằng cuộc họp như thế nào, thời gian ra sao, chủ đề chính, ai là người phải trình bày, đối tượng nào tham gia. Cuối cùng là phải có biên bản cuộc họp.
Các cuộc họp có họp định kỳ và họp đột xuất, luôn đảm bảo rằng lịch họp định kỳ luôn được thông báo chính xác đến các đối tượng; hạn chế những họp đột xuất khi vấn đề có thể giải quyết trong cuộc họp định kỳ kế tiếp.
