Sau khi chúng ta có được những thông tin ban đầu và xác lập hướng đi cho vị trí IT manager thì việc tiếp theo là chúng ta sẽ làm gì ở 3 tháng đầu? Cùng Gsviec tìm hiểu phần tiếp theo nhé.
1.6 Những ngày làm việc tiếp theo trong 3 tháng đầu:
Chẳng có một công ty hay một tổ chức nào hoàn hảo. Bạn phải nhìn nhận vấn đề này; một khi bạn bắt tay vào một công việc bạn luôn kỳ vọng và đặt mọi việc ở mức độ hoàn hảo và hay có so sánh giữa công ty đang làm với những công ty trước đây. Nếu bạn quá chú trọng đến điều này thì đây có thể là 1 cái bẫy nghề nghiệp dành cho bạn đấy. Bạn nhanh chóng nhận ra mọi việc không như mình nghĩ và phản ứng lại thường là tiêu cực và bạn đánh mất trượt khỏi con đường.
Đừng cố thể hiện quá nhiều những gì bạn làm được cho họ thấy, hay nói cách khác hãy đừng nói quá nhiều về mình. Điều bạn cần là tập trung vào công việc và từng bước làm tốt những việc ấy. Kết quả là câu trả lời chính xác nhất trong trường hợp này và họ nhanh chóng biết rằng họ đã tìm đúng người cho công việc với khả năng và độ chuyên nghiệp.
Những gì bạn cần làm:
– Dùng ngôn ngữ bình thường cho toàn bộ chứ không phải ngôn ngữ chuyên ngành; thậm chí bạn nên tìm hiểu có thể có một số từ hoặc câu đặc biệt dùng riêng cho công ty bạn.
– Duy trì một thái độ tích cực.
– Duy trì giao tiếp một cách cởi mở
– Luôn đúng giờ
– Luôn đặt những câu hỏi cho bản thân và câu hỏi để khai thác thông tin có lợi.
– Truyền đat đúng tính chất công việc đòi hỏi thời gian, hay cần phải giải quyết ngay tùy theo mức độ tính chất của công việc.
– Trả lời email nhanh chóng
– Viết mail ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin
– Ghi chép trong các cuộc họp, cuộc thảo luận.
– Thực hiện lời hứa và cam kết
– Xử lý những việc được giao nhanh chóng và hiệu quả.
–
Các dự án IT đang thực hiện và các dự án trong tương lai:
Bạn sẽ tìm hiểu liệu rằng có dự án nào đang thực thi không? Nó đang ở giai đoạn nào. Bạn phải tìm hiểu kỹ vấn đề này và trong tư thế sẳn sàng; cũng không ngạc nhiên khi bạn phải đóng vai quản lý dự án nếu bạn không có sự chuẩn bị thì đó là một bất lợi thậm chí là thảm họa đối với bạn đấy.
Kịp thời nắm tình hình và sẳn sàng bắt tay vào chứng tỏ giá trị của bạn, và đó là lý do tại sao họ thuê để có mặt ở đây.
Tình trạng dịch vụ IT thế nào?
Để xem tình trạng dịch vụ IT bạn quan tâm đến những khiếu nại, phàn nàn về dịch vụ. Đôi khi không có phàn nàn không hẳn dịch vụ bạn đã tốt mà vì họ đã quá chán nản với việc phàn nàn mà không đem lại kết quả. Về lâu dài bạn phải đánh giá lại dịch vụ của mình và đưa ra các tiêu chí cho các hoạt động IT đảm bảo dịch vụ tốt nhất có thể.
Sau đây là những điều bạn cần khi cải thiện tình trạng dịch vụ IT:
– Bảng cam kết dịch vụ (SLAs).
– Giao dịch nhanh hơn
– Các qui định rõ ràng
– Hướng dẫn cụ thể dễ thực hiện
– Hệ thống IT bảo đảm hoạt động mượt mà.
– Độ tin cậy cao hơn
– Tỉ lệ lỗi thấp
– Qui trình đơn giản, ít bước
– Giao tiếp thân thiện và dễ dàng cho người dùng.
Việc đánh giá và thay đổi dịch vụ IT là một việc cần có thời gian, thậm chí phải thay đổi từng bước để không gây những xáo trộn. Một hệ thống như vậy cũng cần thời gian để kiểm chứng, mọi lỗi và sự phàn nàn đến từ người dùng chính là cách để bạn hoàn thiện.
Như vậy một số việc cần làm ngay không mất quá nhiều thời gian và có thể giúp cho dịch vụ được cải thiện:
– Cập nhật phần mềm cơ sở dữ liệu thường xuyên
– Lưu ý các bảng vá lỗi và nâng cấp của hệ điều hành và phần mềm
– Xem xét hiệu năng của server chuyên dụng, bảo đảm rằng dịch vụ IT nên thực hiện ở một hoặc một số server riêng tránh tình trạng phần cứng không đáp ứng về hiệu năng do xử lý quá nhiều, chưa kể những rắc rối do các phần mềm khác gây ra.
– Xem xét cả nhựng máy người dùng có sử dụng đúng về cấu hình, vấn đề virus, các bản vá lỗi và cả tính tương thích phần cứng cũng cần tính đến.
Cuối cùng dù bạn có thay đổi gì thì phải có 1 biên bản để ghi nhận và giám sát những thay đỏi đó. Đây là một thói quen tốt để bạn biết rằng trong hệ thống bạn đã làm gì, kết quả ra sao. Đi sâu và cụ thể hơn khi quản lý hạ tầng CNTT thì các tài liệu ghi nhận hệ thống giúp công việc của bạn dễ dàng hơn trong việc nâng cấp, sửa chữa, khắc phục sự cố và cả việc bàn giao các công việc IT khi cần thiết để người khác có thể nắm được tình hình.
Một số cá nhân hay phòng ban mà bạn thường liên lạc:
Key user: đây chỉ những người ở các phòng ban khác làm đại diện để giao tiếp với bộ phận IT nhiều nhất, các vấn đề về sử dụng dịch vụ, các nghiệp vụ của bộ phận mà họ làm việc. Họ là cầu nối giữa các bộ phận và IT
Các trưởng phòng ban: có thể xem đây là các đồng nghiệp đồng cấp bạn hãy liên lạc tốt với họ để hỗ trợ lẫn nhau .
Phòng nhân sự: đóng vai trò khá quan trọng cho việc tuyển dụng, đánh giá ứng viê, cũng như các đề suất về mặt lương bổng cho team của bạn.
Phòng kế toán: đây là nơi bạn cần lưu tâm đặc biệt vì họ đóng vai trò cung cấp kinh phí cho các dự án IT, đồng thời khi khai triển hệ thống ERP đây cũng là 1 phân hệ quan trọng.
Phòng thu mua: liên quan đến vấn đề cung cấp trang thiết bị, sự kết nối tốt giúp bạn có được đúng sản phẩm mình cần.
Bộ phận pháp lý: một số công ty có phòng này và đây là nơi bạn có thể tham khảo những vấn đề liên quan đến luật; luôn cho bạn lời khuyên tốt đó.
1.7 Giải quyết tình trạng 2 bộ phận IT khi sáp nhập hoặc thu mua công ty khác:
Sẽ không dễ dàng khi sáp nhập giữa các công ty hay việc thu mua lại; việc này ảnh hưởng nhất định đến phòng IT, đối với người quản lý phòng IT bạn sẽ phải làm gì để giải quyết tình trạng trên? Khác biệt về văn hóa, khác về chính sách, cả con người nữa …
Sau đây là 3 hướng cho bạn:
• Áp từ 1 hướng: áp dụng toàn bộ từ bộ phận IT của công ty “chủ” cho bộ phận IT của công ty bị thu mua.
• Duy trì hệ thống riêng biệt: tức là duy trì bộ phận IT của công ty bị
sáp nhập và công ty chủ chỉ cần một vài thông tin cần thiết được báo
cáo hay chuyển đổi về từ công ty bị sáp nhập về cho công ty chủ quản.
• Tích hợp theo từng giai đoạn: cách này sẽ tìm cách cân bằng, chuyển
đổi hệ thống IT của công ty bị sáp nhập sang công ty chủ quản theo từng
giai đoạn; cho đến khi tích hợp hoàn toàn.
Mỗi cách đều có ưu khuyết điểm, tùy tình hình và chiến lược của từng công ty sẽ chọn lựa nào phù hợp nhất.
