Có rất nhiều dự án IT nói riêng và dự án khác vẫn không đạt được mục tiêu đã định; nói cách khác là thất bại. Dưới đây là năm chỉ số hàng đầu của một dự án thất bại; khi được nắm bắt những điều đó có thể cải thiện đáng kể cơ hội thành công cho dự án của bạn. Là một IT Manager hay CIO, các bạn nên quan tâm đến những điều này.
Dự án thất bại gây tốn kém. Trong khi Viện Quản lý Dự án (PMI – Hoa Kỳ ) năm ngoái báo cáo rằng tỷ lệ thất bại của dự án giảm 20% so với năm trước. Tuy nhiên, số tiền bị mất cho các dự án thất bại vẫn đáng kinh ngạc; cứ 1 tỷ đô la đầu tư cho dự án thì thất bại đến 97 triệu đô.
Có nhiều lý do khiến các dự án vẫn thất bại; nhưng việc chú ý và giải quyết ngay 5 dấu hiệu cảnh báo sớm này có thể giúp mọi thứ đi đúng hướng; giảm thiểu các nguyên nhân đáng tiếc. Và cuối cùng là giảm nguy cơ thất bại của dự án.
Mục lục
Tư duy muốn ổn định thay vì muốn thay đổi
Một trong những dấu hiệu cảnh báo đầu tiên (và lớn nhất) cho thấy dự án của bạn có thể đi đến thất bại là văn hóa nội bộ có khả năng chống lại sự thay đổi. Các dự án mang lại những cải tiến trong quy trình làm việc và các phương pháp vận hành mới tốt nhất; thường là việc tăng cường sử dụng công nghệ. Những thay đổi này có thể tạo ra một nỗi sợ hãi; vì nhân viên cho rằng kết quả cuối cùng sẽ có nghĩa là họ mất việc làm hoặc gián đoạn nguyên tắc làm việc của họ khi trước. Nhiều dự án đã bị phá hoại ngay từ khi bắt đầu do những lo ngại này.
Làm sao bạn có thể nhận thấy nhân viên của mình có lối tư duy như vậy? Là một nhà quản lý, hẳn các bạn sẽ thấy vài điều tiêu cực từ họ. Ngoài cách nói chuyện, nét mặt; thì còn qua thái độ đối với công việc như báo cáo sơ sài cho có… Là một quản lý giỏi, tôi tin bạn cần tìm cách lều lái để dời lối tư duy, văn hóa ăn sâu trong họ. Hãy giúp họ vượt qua nỗi sợ. Trao đổi thường xuyên và rõ ràng mục đích của từng dự án. Và rồi tạo ra một lối văn hóa chấp nhận thay đổi lối tư duy.
Sự thiếu vắng của nhà tài trợ – nhà đầu tư
Một lý do khác khiến dự án IT của bạn thất bại là nhà tài trợ thường vắng mặt khi thực hiện dự án. Vai trò của những nhà tài trợ là đảm bảo nguồn lực tài chính cho dự án; hỗ trợ giải quyết những mâu thuẫn – xung đột trong dự án. Ngoài ra, họ có thể hỗ trợ thêm cho quản lý những kiến thức – kỹ năng cần thiết, danh mục đầu tư… như một Mentor.
Nếu một nhà tài trợ lại thường xuyên vắng mặt hoặc không có sự kết nối; đây là dấu hiệu cho thấy dự án có khả năng thất bại. Lý do là dự án của bạn có thể đi chệch hướng, không khởi sắc. Do đó, hãy tìm ra sự liên kết giữa đội ngũ của bạn và nhà tài trợ.
Có quá trình câu hỏi hơn là câu trả lời
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần có mục đích, sứ mệnh. Đó là xương sống của doanh nghiệp. Ở mức độ nhỏ hơn, đối với một dự án cũng vậy. Nếu mục đích của dự án khá mơ hồ làm cho mọi người nghi ngờ; đặt dấu chấm hỏi nhiều hơn câu trả lời cho dự án thì dễ khiến dự án đi đến việc không thực tế. Thế nên, khi bắt đầu, hãy xác định mục đích chính xác cho dự án. Trong quá trình thực hiện, hãy lên phương án giải quyết và đi đến đích. Thậm chí phải chuẩn bị trước những câu hỏi cho việc thất bại trong từng mục tiêu; đừng để có những sự việc không rõ ràng.
Sự không rõ ràng này có thể gây ra sự nhầm lẫn đáng kể cho các bên liên quan và các thành viên trong nhóm; đồng thời gây rủi ro cho các nhiệm vụ quan trọng, thông tin chi tiết và sản phẩm được giao. Sự bối rối thoáng qua là dấu hiệu cảnh báo sớm cho bạn biết rằng có điều gì đó không ổn. Trước khi sự nhầm lẫn ngày càng lan rộng; các nhà quản lý dự án cần áp dụng các biện pháp hãm lại để mọi người đi đúng hướng.
Không có sự kết nối giữa các thành viên
Khi các nhóm dự án được thành lập; điều quan trọng là phải đảm bảo tất cả các thành viên được giao trách nhiệm; vai trò rõ ràng trong dự án. Các thành viên hoàn toàn chịu trách nhiệm về ảnh hưởng của họ đối với dự án. Nếu họ không rõ bản thân có quyền và trách nhiệm cũng như vai trò là gì trong mỗi dự án; việc này dễ dàng dẫn đến việc gây ảnh hưởng đến dự án.
Dự án thành công là sự nỗ lực thành công của mỗi thành viên. Nếu bất kì thành viên nào trong nhóm bị mất sự kết nối với tập thể đó có thể là cảnh báo cho dự án thất bại. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy việc này qua hành vi bên ngoài trong lúc thực hiện dự án trước khi bạn thấy sự trì trệ của dự án. Thế nên hãy chú ý đến từng cá nhân; hỗ trợ cho họ trước khi “con sâu làm rầu nồi canh”.
Thiếu niềm tin vào Project manager
Nếu các bên liên quan, các quản lý khác… không có niềm tin vào quản lý dự án; đây là dấu hiệu nguy hiểm cho sự thành công của dự án đó. Thái độ của họ rất nhiều, có thể là sự nghi kị, hời hợt đối với dự án. Thậm chí có thái độ phản đối, thách thức quyền hạn… Thế nên việc nhà tài trợ và quản lý dự án cần phải ngồi lại; giải quyết những mâu thuẫn này và thuyết phục họ; tìm tiếng nói chung và đưa ra hướng giải quyết cụ thể.
Trên đây là những lý do khiến dự án dễ thất bại theo CIO.com. Là một IT manager, Project Manager – các bạn hãy tìm cho mình những giải pháp phù hợp.
