Thành lập ban IT – IT board

DevChat

Bài viết này được anh Đỗ Ngọc Minh giới thiệu về việc thành lập ban IT hay còn gọi là IT Board. Gsviec xin giới thiệu đến các bạn. Dưới đây là nội dung bài viết.

THÀNH LẬP IT BOARD – “BAN IT”

Bài này anh sẽ nói về IT board; khi xây dựng một tổ chức, bộ máy thì việc đầu tiên phải hình dung ra được cơ cấu của bộ máy đó như thế nào, chức năng và nhiệm vụ của bộ máy này làm sao. Anh không muốn nói đến gì là chuẩn ở đây, sẽ tùy theo tình hình cụ thể, tùy theo qui mô, chức năng nhiệm vụ … của từng tập đoàn hay công ty mà tổ chức khác nhau; cũng sẽ tùy quan điểm của CIO mà sắp xếp nhân sự theo ý đồ “chiến lược” của mình.

Sau đây là một ví dụ anh đưa ra khi tổ chức IT board, anh sẽ dùng luôn từ IT board này nó dễ hơn là Ban IT nó kỳ kỳ, cứ hiểu nôm na thì đây chính là bộ sậu IT của mình để cùng làm việc. Ở đây chia làm 3 nhóm phục vụ cho 3 chức năng chuyên biệt. Anh lưu ý: một người có thể đóng góp những vai trò khác nhau ở các nhóm, các đội, chứ không phải chỉ ở một nơi.

Anh ví dụ 1 IT director thuộc đội Operations nhưng cũng thuộc đội PMO quản lý mục tiêu trong nhóm IT; hoặc 1 IT director khác thuộc nhóm Operations nhưng đồng thời cũng phụ trách IT support nên cũng thuộc nhóm IT support.

Nhóm 1: IT

Operations

Đây là đội ngũ điều hành và quản lý IT ở đó bao gồm các IT director, IT manager.

Planning, Strategy, PMO, Contracts

Là đội ngũ thực hiện việc lập chiến lược, kế hoạch, quản trị mục tiêu, và hướng dẫn thực thi.

Architecture and Standards

Đây là đội ngũ thực hiện việc thiết lập kiến trúc, xây dựng các chuẩn cho hệ thống IT bao gồm nền tảng phần cứng, phần mềm.

Nhóm 2: Công việc liên quan đến kinh doanh

Ở nhóm này công việc liên quan đến kinh doanh, thường là các chuyên gia phân tích kinh doanh, quy trình, dữ liệu của doanh nghiệp. Sẽ là cầu nối giữa các bộ phận chuyên môn và IT.

Sales và marketing

Đội này sẽ phân tích những yêu cầu của doanh nghiệp về sales và marketing; các bài toán để thực hiện CNTT hóa; đem lại hiệu quả cho sales và marketing; đồng thời sẽ tham gia vào những dự án CNTT liên quan.

Engineering

Đội này sẽ liên quan đến phát triển sản phẩm, chủ yếu liên quan nhiều đến R&D.

Manufacturing

Đội này sẽ liên quan đến sản xuất, nhà máy.- Logistic: đội này sẽ liên quan đến kho vận và chuỗi cung ứng.

HR & finance

Đội này sẽ liên quan đến nhân sự và tài chính kế toán.

Nhóm 3: Hỗ trợ

Finance: đội này hỗ trợ dịch vụ cho người dùng (end user) về lĩnh vực tài chính kế toán.

Purchasing: đội này hỗ trợ cho bộ phận thu mua.

HR: đội này hỗ trợ người dùng về phần mềm nhân sự.

Legal: đội này hỗ trợ về các vấn đề liên quan đến chính sách, thủ tục, cách thức – quy trình vận hành.

Sau khi xây dựng được IT board thì sẽ đưa ra cách thức hoạt động. Mỗi 1 tháng sẽ họp ít nhất 1 lần cho toàn bộ, sẽ có những chương trình cụ thể và ghi nhận đánh giá cho các cuộc họp này, đầy đủ những văn bản mục tiêu và kết quả đạt được của lần họp trước. Tùy tình hình cụ thể sẽ có những lần họp đột xuất.

Mỗi một thành viên trong IT board sẽ được yêu cầu trình bày cụ thể vấn đề của mình để thảo luận toàn bộ trong IT board, đưa ra những ý kiến để cùng gút lại vấn đề cùng hướng giải quyết.Trên tinh thần xây dựng và thảo luận không ngại va chạm, không ngại những ý kiến phản biện và khác biệt. (trong đó thực chiến anh áp dụng 6 cái nón tư duy) để nhằm giải quyết những vấn đề trong IT board. Tất nhiên người sau cùng đưa ra những quyết định là CIO.Anh dừng bài viết về IT board ở đây, bài sau sẽ là nói về High performance team.